Tim Creasey

Tim Creasey

Tim Creasey es el Director de Innovación de Prosci y un líder en Gestión del Cambio mundialmente reconocido. Su trabajo constituye las bases del conjunto de conocimiento más grande del mundo sobre gestionar el lado humano del cambio para generar resultados organizacionales.

¿Por qué hacemos Gestión del Cambio? ¿Para construir planes excelentes? ¿Para cumplir con las mejores prácticas en los negocios? ¿Para calmar a nuestro equipo de liderazgo que decidió que lo necesitábamos?

Aplicamos Gestión del Cambio porque tiene un enfoque claro y específico en la realización de beneficios y el logro de los resultados y efectos deseados a partir del cambio. Cuando nos embarcamos en nuestros viajes de Gestión del Cambio, comenzamos con el fin en la mente. El final es un cambio exitoso. Y el medio para lograr ese fin es aplicar un enfoque estructurado y así ayudar a los empleados individuales a adoptar y utilizar los cambios que los impactan.

Prosci define Gestión del Cambio como «la aplicación de un proceso estructurado y un conjunto de herramientas para liderar el lado humano del cambio y lograr el resultado deseado». No es casualidad que la frase «lograr el resultado deseado» complete la definición. Al enmarcar Gestión del Cambio de esta manera orientada a los resultados, superamos las suposiciones de que Change Management es simplemente el lado débil del cambio. Gestión del Cambio garantiza la realización de beneficios al abordar uno de los elementos más críticos: el lado humano del cambio.

Existe una conexión esencial entre las personas que se espera que acepten y participen en un cambio y la obtención de los resultados deseados de ese cambio. Para aclarar esta conexión, los siguientes ejemplos ilustran cómo el mismo proyecto puede generar resultados muy diferentes.

 

ORGANIZACIÓN A: SIN GESTIÓN DEL CAMBIO

La Organización A intentó implementar un cambio en el que los empleados presentarían los informes de gastos de forma electrónica en lugar de utilizar papel. Los beneficios potenciales para la organización fueron grandes. Los costos de procesamiento serían más bajos, las tasas de error disminuirían y el cronograma de seguimiento de gastos se acortaría considerablemente.

El equipo de proyecto se aseguró de que el software adecuado estuviera instalado y funcionando y se ordenó a los empleados que asistieran a la capacitación sobre el nuevo proceso. Después de dos meses, solo la mitad de los empleados habían iniciado sesión en el nuevo sistema de informes de gastos y el 25% de ellos enviaron sus informes de forma incorrecta. Esto requirió que la oficina de contabilidad rehiciera muchos informes manualmente. Lo que debería haber resultado en una mayor eficiencia terminó siendo menos eficiente. Los objetivos deseados no se cumplieron, el cronograma de implementación tuvo que extenderse y el proyecto superó el presupuesto.

 

ORGANIZACIÓN B: CON GESTIÓN DEL CAMBIO

La Organización B también intentó implementar un sistema electrónico similar de informes de gastos.

El equipo de proyecto empleó Gestión del Cambio desde el comienzo del proyecto. Antes de enviar a los empleados a la capacitación pertinente, realizaron una campaña de creación de Awareness (Consciencia), compartiendo las razones del cambio y cómo impactaría a los empleados. Mientras tanto, el equipo de proyecto y los recursos de Gestión del Cambio se aseguraron de que todos lospatrocinadores y gerentes clave estuvieran a bordo, es decir, comprometidos en crear Deseo (Desire) y entusiasmo en torno al cambio, y capacitaron de forma individual a los empleados que necesitaban más atención. El equipo de proyecto diseñó una sesión de formación adaptada a las necesidades específicas de los empleados. Trabajaron con los gerentes y supervisores para garantizar que la competencia de los empleados se alineara con las tasas de adopción y las velocidades necesarias para lograr los resultados deseados.

Luego de la implementación del cambio, el equipo de proyecto tomó medidas para reforzar los nuevos comportamientos recompensando y reconociendo públicamente el cumplimiento, y también solicitando retroalimentación sobre cómo mejorar aún más el nuevo proceso en el futuro.

 

COMENZAR CON LA OBTENCIÓN DE BENEFICIOS EN LA MENTE

¿Qué beneficio ofrece un nuevo proceso si nadie lo sigue? ¿Qué beneficio crea una nueva tecnología o sistema si nadie lo usa? Implementar una solución técnica es solo una parte de la ecuación. Poner a las personas en el centro del cambio y equiparlas para que acepten, adopten y utilicen de manera competente la solución técnica es donde realmente se produce el beneficio. Los resultados previstos del cambio están estrechamente conectados con el hecho de que ese cambio se convierta en parte de la forma en que los empleados hacen su trabajo. Esto significa que el retorno de inversión (ROI) para el proyecto o iniciativa está directamente relacionado con qué tan bien la organización gestiona el lado humano del cambio.

Efectividad de Gestión del Cambio en los objetivos del proyecto

Prosci demuestra que cuanto más efectivo es el esfuerzo de Gestión del Cambio, más probable es que podamos cumplir o superar los objetivos del proyecto. Entonces, de cierto modo, el ROI de Gestión del Cambio es el ROI del proyecto o iniciativa.

 

Cómo el cambio individual impacta el cambio organizacional

Las organizaciones cambian por una razón, ya sea para ser más competitivas en el mercado, mejorar los procesos de negocio, reducir costos o todo lo anterior. El cambio organizacional requiere un cambio individual. Si las personas no aceptan, adoptan y dominan el uso del cambio requerido, no se obtendrán los beneficios. Gestión del Cambio es un marco de referencia propicio para gestionar el lado humano del cambio y se aplica para optimizar lo que la organización puede lograr con el cambio.

Al comenzar con el fin en la mente, una Gestión del Cambio efectiva equipa y permite que las personas impactadas por el cambio acepten, adopten y utilicen el cambio requerido, lo que conduce al beneficio organizacional deseado. Desde esta perspectiva, vemos cómo la aplicación de Gestión del Cambio tiene un efecto positivo en los empleados impactados por el cambio, al mismo tiempo que cumple con los objetivos del proyecto, termina a tiempo y dentro del presupuesto y aumenta el ROI.

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